LA GED A CHANGÉ, INFORMEZ-VOUS

 

LES 7 IDÉES RECUES DE LA GED

 

1. Qui a besoin d'une GED et pourquoi ?

 

Autrefois :

• Seules les énormes sociétés et administrations, productrices de papiers en masse, avec de nombreux sites avaient une GED.
• Seules ces organisations avaient des besoins de communication en interne et en externe
• Seules ces sociétés pouvaient se payer de telles infrastructures.

Aujourd'hui:

• Toutes les sociétés, à partir de 1 personnes, sont confrontées quotidiennement à une masse de papiers : courriers entrants, formulaires à remplir et à envoyer par la poste, documents produits par les cabinets comptables et d'audit à copier et stocker, bons de livraison, ordonnances, …
• Il n'est pas possible de s'en débarrasser, il faudra toujours les stocker pour des raisons légales.
• En revanche, toute recherche, comparaison, copie, envoi s'avère couteux en temps et extrêmement pénalisant pour la compétitivité de l'entreprise : 1h par employé et par jour !

La GED est donc utile et indispensable pour tous.

 

2. En quoi la GED a-t'elle changé ?

Autrefois :

• A partir de 100.000 EUR
• Des scanners à partir de 15.000 EUR
• Solutions logicielles très propriétaires
• Une mise en oeuvre se comptant en semestre
• Des outils complexes et utilisables par une partie des collaborateurs uniquement.
• Autrement dit, des projets extrêmement couteux, ne prenant en charge qu'une partie de l'information et la publiant qu'à une partie des utilisateurs : un apport très discutable et pour des sociétés « riches » uniquement.

Aujourd'hui :

• Des solutions matériel+logiciel à partir de 500 EUR pour une très petites entreprise
• Des solutions matériel+logicieà partir de 4.000 EUR pour une PME.
• Des solutions souples évolutives et ouvertes,
• Une mise en oeuvre très facile et courtes (de 2h à quelques semaines pour les grandes solutions)
• Des produits simples pour tous
• Des habitudes de travail presqu'inchangées

La GED, c'est donc un gain réel et immédiat, un passage obligé et confortable dans l'efficacité de l'entreprise.

3. Le choix de la solution

Il est difficile de supprimer les mauvaises habitudes, même chez les informaticiens. Vous trouverez donc :

• des solutions de GED captives (matériel, base de données, email, formats dans un choix très restreint, voire même possibilité unique. Souvent des fabriquants de MFP ou des éditeurs de logiciels dont la GED est une de leurs très nombreuses activités), propriétaires, couteuse en cas d'évolutions, nécessitant l'intervention systématique de l'intégrateur, difficile à intégrer dans les applicatifs métiers. Après LES inconvénients, LE avantage : parfois financièrement attractive lors de l'achat.
  Vous l'avez compris, les choses se gâtent à cours termes Il est très facile de repérer ces solutions en posant les questions qui en font LEURS inconvénients.
• des solutions de GED supportant de multiples bases de données, de nombreux clients emails, différentes marques de scanners, simples d'installation, de maintenance et d'utilisation, fournie avec des outils permettant de l'intégrer dans vos applicatifs-métier, avec une architecture souple propice à suivre la montée en puissance (besoins) de votre organisation.
  Il s'agit souvent de produits où l'éditeur a donc privilégié la recherche et la technologie, au détriment d'un marketing sauvage.

Il est donc utile de chercher un peu, plutôt que de se précipiter sur le produit qu'on voit sur tous les rayons !

 

4. Le choix des périphériques d'entrée

 

Finis les scanners GED à 15.000 EUR pour traiter 100 pages par mn (ppm), et compliqué à utiliser. On vous en a proposé hier ? Fuyez, ce comportement n'a plus lieu d'être.

La technologie est désormais abordable pour tous.

Quelques marques ont su suivre l'évolution de la GED et proposent des gammes de scanners complètes de 500 à 5.000 EUR (A3,couleur, recto-verso, 130 ppm)

Certains scanners sont facilement paramétrables par l'utilisateur averti (plusieurs taches numérotées et automatisées selectionnables au moyen d'un bouton unique sur le scanner). Ainsi, tous les utilisateurs sont capables de numériser leurs papiers en un seul et simple geste.

Enfin, l'offre logicielle GED en standard est vaste : Omnipage OCR, Paperport, et Kofax VRS sont désormais les produits les plus qualitatifs du marché, et unanimement reconnus.

Visioneer et XEROX se démarquent par leur très longue expérience de la GED, en réunissant l'ensemble de ces avantages dans tous leurs produits : une démarche unique qui justifie leur position de leadership technologique.

 

5. Les appareils multifonctions MFP sont-ils de bons périphériques d'entrée dans la GED ?

Le MFP est desormais muni d'un très lisible panneau LCD tactile, permettant à l'utilisateur de selectionner sa fonction (copie, scan, impression, fax, …), de paramétrer cette fonction (couleur, NB, format, définition), d'adresser le document (disque, email, papier, fax,...), de réduire ou augmenter la taille du document, …. Une multitude d'opérations différentes pour chaque opérateur et document ou groupe de documents à traiter : le MFP est le roi de la souplesse.

En revanche, son coût d'achat et de maintenance est élevé, il est très encombrant, il est complexe. On l'installe pour 10-20 ou 30 personnes, les comportements s'adaptent en conséquence : on s'y reprend à 3 fois pour scanner, envoyer,... parce qu'il est occupé, voire même, on ne le fait plus.

La GED doit être une démarche systématique, immédiate, rapide, simple : il faut donc un outil spécialisé, distribué dans l'entreprise, compact, utilisé seulement pour la GED. Un scanner soutient avec plus de rigueur, de simplicité et d'efficacité un projet de GED qu'un MFP.

Le MFP garde sa place dans l'entreprise pour toutes les autres tâches, qui elles réclament souplesse, diversité, …

Les deux appareils sont donc complémentaires, l'un ne pouvant pas remplacer l'autre avec la même efficacité.

 

6. La GED, une démarche systématique et globale

La GED ne peut être une démarche partielle : une armoire en ordre, accessible à 5% de l'entreprise pour 5 en désordre accessible à tous, n'apporte rien en terme d'efficacité, de compétitivité et de rentabilité.

La GED doit être une démarche globale, avec des règles qui respectent les habitudes, les procédures et les besoins de chacun ou chaque service-département.

Tous les documents électroniques produits et tous les documents papiers numérisés doivent être pris en charge par la GED : la GED devient une source unique et rapide d'information, avec des outils de recherches, publications, sécurisations, sauvegarde, suivi, performants, appropriés au métier et dont la gestion est centralisée.

 

7. La GED ? Seulement quand nous serons certifiés ISOxxxx...

Non !

La GED permet de passer les habitudes de travail et de classement, et les particularités du métier dans l'organisation de tous les fichiers électroniques produits ou papiers numérisés par l'entreprise.

La GED est et doit-être le reflet de vos habitudes de travail.

Etant une démarche systématique, la GED devient l'outil structurant et qualitatif de l'entreprise.

Les bonnes GED ne bouleversent pas les habitudes de travail, elles les systématisent, les fiabilisent, les automatisent, les sécurisent.

La GED est donc un outil utile à tous, quelque soit la taille et les objectifs de l'entreprise, même si les certifications ISO ne font pas, ou pas encore, partie de vos soucis.

Et si vous débutez une démarche ISOxxxx, la GED sera un outil essentiel pour vous aider dans la réflexion, le partage et l'écriture de vos procédures indispensable dans le suivi de son application pour et après certification.

Il est donc conseillé de l'installer avant une démarche ISO, pour vous soutenir dans votre effort de certification.

Vous êtes toujours avec nous ?

Alors voilà les 7 règles d'or de la GED.

 

LES 7 RÈGLES D'OR DE LA GED

La GED a beaucoup changé ces 5 dernières années : il est temps de faire le jour sur les idées reçues et/ou mauvaises habitudes du passé.

Sans cette démarche, la GED peut vite s'avérer être lourde.

Voyons ensemble comment aborder un projet de GED sereinement.

Déployer une GED dans une organisation nécessite de mettre en oeuvre quelques règles pour organiser les contenus et faciliter le travail des collaborateurs.

Voilà 7 pistes pour choisir, implémenter, adapter et maintenir une GED dans l'entreprise.

Cette méthode est valable pour la globalité des GED récentes

 

1. Plusieurs métiers, plusieurs visions, plusieurs usages

L'erreur à ne pas faire : adopter un plan de classement ou classifaction unique pour tous. La GED sera rapidement refoulée par les utilisateurs : ils l'éviteront en tentant de la contourner par l'usage de leur disque local, qu'ils touveront, à raison, « toujours plus pratique».

Le plan de classement « unique » est rarissime. Dans une même entreprise, il est probable que, motivés par des besoins-métiers spécifiques, chaque équipe-département...ait la nécessité d'un plan de classement particulier.

L'analyse des besoins par services-departements est donc primordiale : elle permet de discerner les besoins communs, des besoins spécifiques.

Les besoins communs dicteront un plan commun aisément partageable, alors que les besoins spécifiques permettront d'aligner le plan de classement sur les particularités métier de chaque service.

Certaines solutions permettent des classifications « virtuelles » : ce sont des « logiques d’accès » adaptés à un usage donné. Ces mécanismes ajoutent une grande souplesse à la classification.

 

2. Cadres et libertés : possible ?

Il est indispensable d'appliquer des nomenclatures de noms de fichiers globales pour l'entreprise :

• Préfixer les noms de fichiers pour symboliser la pérennité du document : ceci permet de faciliter la gestion du fichier dans le plan de classement. Les fichiers vivent et ceci permet de les diriger plus facilement pendant leur vie, sur des médias appropriés.
• Utiliser un format unique de datation en début de nom de fichier est fort utile. Le format ISO (AAAAMMJJ) est le plus logique, permettant de classer séquentiellement les fichiers produits.

L'épreuve de force consiste à imposer ces règles aux utilisateurs et ceci avec constance dans le temps.

Sur base de renseignements recueillis à la genèse du projet (les libertés laissées aux utilisateurs y sont exprimées), la GED permet justement d'automatiser ces règles de nommage en fonction du contexte de leur création, mais aussi de renseigner automatiquement les données d’indexation qui lui sont associées

La gestion documentaire et ses besoins devient totalement transparente pour l'utilisateur. (le cadre est installé)

 

3. Partager l’information

Centraliser et gérer l'information, cloisonne l'information ?

Il est vrai qu'une information produite à un instant T dans un contexte précis, va être rangée en fonction de ces critères. Les entreprises changeant nécessairement (départs, embauches, réorganisation, fusion, arrêt/reprise d'un projet…), la classification ne sera plus en phase avec les besoins initialement énoncés. Inévitablement, les utilisateurs vont perdre l'accès à certains documents qui leur sont nécessaires.

La plupart des GED actuelles offrent des réponses pertinentes à ces cas business concrets :

• Classification virtuelle: donnée accessible dans le contexte de plusieurs classifications
• Ancien et nouveau schéma d'organisation pourront êtres reliés entre eux afin de retrouver l'intégrité de l'information.

 

4. Organisation hiérarchisée VS organisation matricielle

Classification entraine souvent organisation hiérarchisée : c'est à dire l’organisation arborescente des répertoires sur un disque dur, type Windows Explore ou Mac OS Finder.

Cette organisation reflète celle du disque dur : une simple arborescence dans laquelle les collaborateurs retrouvent leur logique de rangement et lecture. C'est une manière intuitive et peu intrusive d'utiliser la GED de manière transparente pour les utilisateurs.

En revanche, cette méthode trouve vite ses limites : un fichier est souvent nécessaire à plusieurs endroits de l'arborescence en fonction de l'utilisateur qui y accède. L'indexation propre à la GED permet de résoudre ce problème : on parle alors d'organisation matricielle.

Ainsi, en concevant une fiche d’indexation permettant de décrire un type de document, il sera possible de définir des champs d’indexation avec des valeurs provenant de liste d’autorités (choix de valeurs établies). Par le biais du moteur de recherche, il sera possible de retrouver tous les documents répondant à un critère donné.

Cette autre approche, puissante car peu limitée dans le nombre de champs et de valeurs d’indexation ne présente pas une structure préétablie telle l’arborescence de la classification. L'exercice consiste donc à trouver un juste milieu entre ces deux organisations.

5. Évolutivité

La classification est essentielle et sera soumise à autant de changements que de modifications surviendront dans l'organisation de l'entreprise et ses processus.

Dans ce cas, il convient de ne pas inscrire « en dur » les informations susceptibles d’évoluer à court et moyen terme

• On préférera utiliser des clés d’indexation transversales et modifiables pour les notions succeptibles d'évoluer plutôt que d’utiliser une classification hiérarchique, nécessairement plus rigide.
• On préférera utiliser des termes « génériques » plutôt que « spécifiques » pour les dossiers de la classification (noms de produits, noms de services, processus, projets de l’entreprise…).

 

6. Dépoussiérez votre GED

la GED et les documents qu'elle abrite vivent. Des opérations régulières de nettoyage et d'adaptation du plan de classement sont impératives.

Chaque phase doit être mesurée et ne doit pas faire sans cesse l'object d'un réarchitecture de la classification, mais de réactualiser les logiques de classification et d’indexation :

• Création de nouvelles branches et fusions de branches existantes danas la classification
• Ajout de liens logiques inter-branches,
• Revoir les valeurs des listes d’autorités (produits, services… disparus de l’organisation…)

Cette opération impacte et doit être prévue à deux niveaux :

• Global : impactant la classification et les règles d’indexation communes à toute l’entreprise
• Local : chaque service-département responsable de son espace spécifique doit procéder de même pour assurer une organisation cohérente avec les utilisateurs locaux mais aussi ave les collaborateurs des autres services-départements.

 

7. Les amis de la GED

* Le moteur de recherche

Il doit permettre l'utilisation des champs d'index exploiter les catégories d’indexation transversales à l’entreprise

il doit permettre également la recherche « plein texte » répondant ainsi à de nombreuses situations de recherche de documents.

* La solution de sauvegarde

Les données sont toutes centralisées, enrichies et hierarchisées : elle doit donc être prévue dès le départ, afin de ne rien perdre sur l'enrichisememnt des informations de l'entreprise.

Elle couvre la sauvegarde de la base de donnée (structure, liens, classification, metadonénes) et des fichiers.

* Les APIs

Ils permettront de développer des passerelles encore inexistantes entre votre GED et vos applicatifs en périphéries.

* Les connecteurs

Ils sont les garants de la souplesse d'intégration de votre GED : ils vous permettront de la connecter à n'importe quelle base de donnée, scanners, serveurs de faxes, et serveur de mails.

Ils vous permettront aussi d'envisager sereinement la migration de l'un de ces éléments sans avoir à intervenir lourdement sur votre GED (migration Notes vers Exchange ou Zimbra, migration ORACLE ou MICROSOFT SQL vers INGRES ou POSTGRES, changement de parc de scanners, ...)

Attention, encore aujourd'hui, de nombreuses GED ne proposent pas cette ouverture.

* La prise en charge des formats

Veillez à ce que tous les formats de fichiers puissent être pris en charge (bureautique, graphique, vidéo, photo, ...).

Pour rappel la GED n'a de sens que si elle est globale !

* La multiplicité des plateformes

Client web, WEBDAV, clients propriétaires multiplateformes (Win, Mac, Linux) vous couvre pour d'éventuells changements de votre architecture.

Attention, encore aujourd'hui, de nombreuses GED ne disposent pas de ces clients ou les proposent en supplément.

* Gestion des processus et flux d'entreprise

Certaines GED permettent aussi de gérer des flux correspondant aux processus de l'entreprise et étapes de validation d'un projet.

C'est une fonctionnalité recherchée, mais pas toujours couverte

* WIKI et RSS

Plus rare, certaines GED permettent d'alimenter un « micro-site » web (WIKI) au moyen de documents publiables par l'entreprise. C'est un moyen très rapide de générer du contenu web et parfois même de l'indexer dans la foulée.

* L'Open Source

Il n'est pas la voie royale : OPEN SOURCE ne veut pas dire « le meilleur ».

Pourtant, il faut laisser au moins deux courants avantages aux applicatifs OPEN SOURCE, voire même OPEN STANDARD:

• Ceux-ci facilitent et accélèrent toutes étapes d'intégration ou de développement par la disponibilité immédiate du code. Cela garantit donc une réactivité optimale jamais entachée par les procédures de commandes de licences (NB : OPEN SOURCE ne siginifiant pas gratuit non plus, les licences OPEN SOURCE peuvent être testées, et mise en production, alors que la notion de support payant peut-être réglée de manière indépendante)
• Pour les mêmes raisons qui facilitent l'adoption d'un produit OPEN SOURCE, celui-ci est tout aussi vulnérable devant un autre produit OPEN SOURCE : en règle générale, conscients de ce risque, les éditeurs de produits OPEN SOURCE sont obligéstrès attentifs à la qualité de leur produits et aux demandes des utilisateurs.